Polityka odpowiedzialnego korzystania ze sztucznej inteligencji

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka opisuje zasady wykorzystywania systemów sztucznej inteligencji przez Butterfly Gadżety Reklamowe Agnieszka Borowy, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 8511116127, REGON: 811616325, ze stałym miejscem wykonywania działalności przy ul. Myśliwskiej 8/1, 71-662 Szczecin oraz dodatkowym miejscem wykonywania działalności i adresem operacyjnym przy ul. Leopolda Staffa 12, 71-149 Szczecin, e-mail: info@promoshop.pl, dalej jako „Firma” lub „my”.

Polityka dotyczy serwisów i usług prowadzonych pod adresami:

• promoshop.pl,
• giftboxy.pl,
• promo.gift.

Wykorzystujemy AI jako narzędzie wspierające pracę człowieka. Naszym celem jest zwiększanie jakości i sprawności działań przy zachowaniu odpowiedzialności, bezpieczeństwa, przejrzystości i poszanowania praw osób.

Polityka nie zastępuje Polityki prywatności, Polityki plików cookies, Regulaminu ani informacji przekazywanych przy konkretnej funkcji. Dokumenty te należy czytać łącznie.

2. Podstawy prawne i standardy

Korzystając z systemów AI, uwzględniamy w szczególności:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 ustanawiające zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji („AI Act”);
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”);
• przepisy dotyczące ochrony konsumentów, świadczenia usług drogą elektroniczną, prawa autorskiego, tajemnicy przedsiębiorstwa i zwalczania nieuczciwych praktyk rynkowych;
• zasady bezpieczeństwa informacji, minimalizacji danych, nadzoru człowieka, rozliczalności i przejrzystej komunikacji.

Firma korzysta przede wszystkim z rozwiązań dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, występując jako podmiot stosujący system AI. W zależności od procesu może być również administratorem albo podmiotem przetwarzającym dane osobowe w rozumieniu RODO.

3. Co rozumiemy przez system AI

System AI to system maszynowy działający z różnym poziomem autonomii, który na podstawie otrzymanych danych generuje wyniki, takie jak treści, obrazy, rekomendacje, prognozy, klasyfikacje lub decyzje wpływające na środowisko fizyczne albo wirtualne.

Nie każda automatyzacja, algorytm ani program komputerowy jest systemem AI w rozumieniu AI Act.

4. W jakich celach korzystamy z AI

4.1. Tworzenie i redagowanie treści

AI może wspierać:

• przygotowywanie szkiców artykułów, opisów produktów i kategorii;
• tworzenie propozycji nagłówków, streszczeń i struktur tekstów;
• korektę językową, stylistyczną i techniczną;
• tłumaczenie i upraszczanie treści;
• wyszukiwanie tematów oraz porządkowanie informacji;
• przygotowywanie roboczych wariantów komunikacji marketingowej i e-mailowej.

AI nie jest samodzielnie uznawana przez nas za autora ani eksperta. Przed publikacją człowiek dokonuje doboru, weryfikacji i zatwierdzenia treści, a Firma ponosi odpowiedzialność redakcyjną.

4.2. Tworzenie i modyfikowanie grafik

AI może wspierać przygotowywanie koncepcji wizualnych, grafik marketingowych, ilustracji i mockupów produktów. Przed wykorzystaniem materiał jest oceniany przez człowieka pod kątem zgodności z celem, prawami osób trzecich, ryzyka wprowadzenia w błąd i standardami marki.

4.3. Analiza i procesy wewnętrzne

AI może wspierać pracowników w porządkowaniu dokumentów, sporządzaniu notatek i podsumowań, analizie informacji, planowaniu pracy, przygotowywaniu roboczych zestawień, kontroli jakości i automatyzacji powtarzalnych czynności.

Wyniki AI nie zastępują wymaganej oceny pracownika, eksperta ani osoby uprawnionej do podjęcia decyzji.

4.4. Funkcje obecnie nieudostępniane

W serwisach objętych Polityką nie udostępniamy obecnie klientom chatbota AI, rekomendacji lub personalizacji generowanych przez AI na podstawie zachowania użytkownika ani mechanizmu podejmującego wobec użytkownika decyzje wyłącznie automatycznie.

Przed uruchomieniem takiej funkcji przeprowadzimy ocenę prawną i ryzyka, wdrożymy wymagane informacje oraz zaktualizujemy tę Politykę.

5. Przejrzystość interakcji z AI

Ponieważ nie udostępniamy obecnie klientom systemu AI prowadzącego bezpośrednią rozmowę, użytkownik nie komunikuje się w naszych serwisach z chatbotem AI.

Jeżeli w przyszłości uruchomimy taką funkcję, najpóźniej przy pierwszym kontakcie wyraźnie poinformujemy, że rozmówcą jest system AI, wskażemy jego ograniczenia i zapewnimy odpowiedni sposób kontaktu z człowiekiem.

6. Oznaczanie treści wygenerowanych lub zmodyfikowanych przez AI

6.1. Teksty

Nie każdy tekst przygotowany przy wsparciu AI wymaga oznaczenia. Teksty publikowane przez Firmę są przed publikacją weryfikowane i zatwierdzane przez człowieka, a Firma ponosi za nie odpowiedzialność redakcyjną.

Jeżeli opublikujemy tekst wygenerowany lub istotnie zmodyfikowany przez AI w celu informowania społeczeństwa o sprawach leżących w interesie publicznym bez rzeczywistej kontroli merytorycznej człowieka, oznaczymy go w sposób jasny jako wygenerowany lub zmodyfikowany przez AI.

6.2. Obrazy, nagrania i materiały wideo

Materiał wygenerowany lub istotnie zmodyfikowany przez AI, który realistycznie przedstawia istniejące osoby, przedmioty, miejsca, podmioty lub wydarzenia i może zostać błędnie uznany za autentyczny, oznaczamy najpóźniej przy pierwszym kontakcie odbiorcy z materiałem.

Stosowane oznaczenie może brzmieć:

Materiał został wygenerowany lub istotnie zmodyfikowany przy użyciu AI i nie przedstawia autentycznego zdarzenia.

W przypadku treści wyraźnie artystycznych, satyrycznych, fikcyjnych lub kreatywnych informację przekazujemy w sposób, który nie utrudnia korzystania z utworu, ale pozwala zrozumieć jego sztuczne pochodzenie.

6.3. Zwykła edycja

Nie oznaczamy jako wygenerowanych przez AI materiałów, w których AI została użyta wyłącznie do standardowej korekty, poprawienia literówek, podstawowej korekty obrazu lub formatowania, jeśli nie zmieniło to istotnie znaczenia ani treści materiału.

7. Nadzór człowieka i odpowiedzialność redakcyjna

Nie zakładamy, że wynik AI jest prawdziwy, kompletny, aktualny, bezstronny lub właściwy tylko dlatego, że został przedstawiony w przekonującej formie.

Weryfikacja, odpowiednio do ryzyka, obejmuje:

• sprawdzenie faktów, danych liczbowych i źródeł;
• ocenę zgodności z prawem, regulaminami i standardami marki;
• ocenę ryzyka naruszenia praw autorskich i dóbr osobistych;
• kontrolę bezpieczeństwa i poufności;
• ocenę ryzyka dyskryminacji lub wprowadzenia odbiorcy w błąd;
• zatwierdzenie przez osobę posiadającą odpowiednie kompetencje.

Treści dotyczące prawa, podatków, finansów, zdrowia, bezpieczeństwa lub innych obszarów podwyższonego ryzyka wymagają adekwatnej weryfikacji przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę. Za opublikowane treści odpowiada Firma, a nie system AI.

8. Decyzje dotyczące użytkowników

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają.

AI nie jest jedyną podstawą wyceny, odrzucenia reklamacji, ustalenia warunków współpracy ani innej istotnej decyzji dotyczącej klienta.

Jeżeli w przyszłości wdrożymy taki proces, przed uruchomieniem ustalimy właściwą podstawę prawną, przeprowadzimy wymagane oceny ryzyka i skutków, przekażemy osobom odpowiednie informacje, zapewnimy wymagane zabezpieczenia i zweryfikujemy klasyfikację systemu na gruncie AI Act.

9. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności i rozliczalności.

Wykorzystanie AI nie stanowi samoistnej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. Dla każdej operacji ustalamy odpowiednią podstawę prawną zgodnie z RODO.

W procesach wykorzystujących AI ograniczamy zakres danych do informacji niezbędnych do danego celu. W miarę możliwości korzystamy z danych zagregowanych, zanonimizowanych lub pseudonimizowanych. Dane pseudonimizowane nadal mogą stanowić dane osobowe i są odpowiednio chronione.

Szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, okresach przechowywania, odbiorcach i prawach osób znajdują się w Polityce prywatności dostępnej w stopce właściwego serwisu.

9.1. Dane szczególnej kategorii i informacje poufne

Bez wyraźnej potrzeby, właściwej podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń nie przekazujemy do narzędzi AI danych dotyczących zdrowia, danych biometrycznych lub genetycznych, informacji o poglądach politycznych, religii lub orientacji seksualnej, numerów dokumentów tożsamości, danych kart płatniczych, haseł, tajemnic przedsiębiorstwa, informacji objętych tajemnicą zawodową ani poufnych danych innych osób.

9.2. Wykorzystywanie danych do trenowania modeli

Nie wykorzystujemy danych użytkowników do trenowania własnych modeli AI. Zasady wykorzystywania danych przez zewnętrznych dostawców zależą od konkretnej usługi, jej konfiguracji i obowiązujących warunków umownych. W miarę dostępności korzystamy z kont biznesowych, ustawień prywatności i postanowień ograniczających użycie danych wejściowych i wyników do trenowania ogólnodostępnych modeli dostawcy.

Nie przekazujemy gwarancji braku trenowania, jeżeli nie możemy jej potwierdzić na podstawie konfiguracji, umowy i aktualnych warunków dostawcy.

10. Dostawcy systemów AI

Przed wdrożeniem istotnego narzędzia AI oceniamy, odpowiednio do ryzyka:

• przeznaczenie i ograniczenia systemu;
• zasady wykorzystywania danych wejściowych i wyników;
• retencję, usuwanie danych i lokalizację przetwarzania;
• transfery danych poza Europejski Obszar Gospodarczy;
• zabezpieczenia i kontrolę dostępu;
• możliwość ograniczenia trenowania na danych użytkowników;
• prawa do wykorzystywania wygenerowanych treści;
• ryzyko błędów, stronniczości i naruszenia praw osób trzecich;
• mechanizmy zgłaszania incydentów.

Jeżeli dostawca przetwarza dane osobowe w naszym imieniu, zawieramy umowę powierzenia przetwarzania, gdy jest wymagana.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki adekwatne do charakteru informacji i poziomu ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, ograniczanie zakresu danych, pseudonimizację lub anonimizację, szyfrowanie transmisji, przeglądy dostawców i konfiguracji, procedury reagowania na incydenty, szkolenia oraz weryfikację wyników przed użyciem.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. Stosujemy zabezpieczenia odpowiednie do zidentyfikowanych zagrożeń i aktualnego stanu wiedzy technicznej.

12. Rzetelność i ograniczenia AI

Systemy AI mogą generować informacje nieprawdziwe lub nieaktualne, pomijać istotny kontekst, tworzyć nieistniejące źródła, produkty, ceny lub przepisy, powielać błędy i stronniczość, a także generować treści podobne do materiałów chronionych prawem.

Informacje o cenach, terminach, dostępności, właściwościach produktów i warunkach realizacji stają się wiążące wyłącznie w zakresie potwierdzonym przez Firmę zgodnie z regulaminem, ofertą lub umową.

13. Prawa autorskie i prawa osób trzecich

Korzystając z AI:

• oceniamy możliwość legalnego użycia materiałów wejściowych;
• nie zamierzamy świadomie naruszać praw autorskich, znaków towarowych, dóbr osobistych ani tajemnicy przedsiębiorstwa;
• nie zlecamy systemom naśladowania żyjących twórców w sposób mogący naruszać ich prawa;
• weryfikujemy istotne materiały przed wykorzystaniem komercyjnym;
• oznaczamy materiały syntetyczne, gdy wymagają tego przepisy lub kontekst;
• reagujemy na uzasadnione zgłoszenia dotyczące naruszeń.

Zgłoszenia można przesyłać na info@promoshop.pl, podając adres materiału, opis naruszenia i informacje potrzebne do rozpatrzenia sprawy.

14. Niedyskryminacja i dostępność

Dążymy do tego, aby wykorzystanie AI nie prowadziło do nieuzasadnionego różnicowania osób ze względu na cechy chronione prawem. Oceniając zastosowania mogące wpływać na osoby fizyczne, uwzględniamy ryzyko błędnej klasyfikacji, stronniczości danych, pośredniej dyskryminacji, wykluczenia osób z niepełnosprawnościami i nadmiernego polegania pracownika na wyniku AI.

15. Zakazane i wyłączone zastosowania

Nie wykorzystujemy AI do praktyk zakazanych przez AI Act, w szczególności do niedozwolonej manipulacji, wykorzystywania podatności osób ani niedozwolonego scoringu społecznego.

W serwisach objętych Polityką nie stosujemy rozpoznawania emocji, kategoryzacji lub identyfikacji biometrycznej, systemów oceniających kandydatów do pracy, systemów podejmujących decyzje kredytowe, profilowania wywołującego skutki prawne ani systemów AI klasyfikowanych jako wysokiego ryzyka.

16. Kompetencje osób korzystających z AI

Dbamy o odpowiedni poziom kompetencji osób korzystających z AI w imieniu Firmy, uwzględniając ich wiedzę, doświadczenie, obowiązki i kontekst wykorzystania technologii. Obejmuje to zasady ochrony danych i informacji poufnych, weryfikowania wyników, zatwierdzania treści, praw autorskich, niedyskryminacji i cyberbezpieczeństwa.

17. Prawa użytkownika

W zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów użytkownik może uzyskać informację o wykorzystaniu AI, zgłosić błędną lub szkodliwą treść, zgłosić zastrzeżenie dotyczące swoich danych, skorzystać z praw przewidzianych przez RODO, zgłosić podejrzenie naruszenia praw autorskich lub dóbr osobistych oraz złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego.

Firma nie powołała inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi i AI można kontaktować się pod adresem info@promoshop.pl.

18. Zgłaszanie błędów i incydentów

Błędy, nieodpowiednie treści, podejrzenia naruszenia prywatności i inne incydenty związane z AI można zgłaszać na info@promoshop.pl lub pisemnie na adres: Butterfly Gadżety Reklamowe Agnieszka Borowy, ul. Leopolda Staffa 12, 71-149 Szczecin.

Zgłoszenie powinno, w miarę możliwości, zawierać adres strony lub nazwę funkcji, opis sytuacji, datę i przybliżoną godzinę, treść odpowiedzi lub zrzut ekranu oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.

19. Zmiany Polityki

Okresowo weryfikujemy Politykę z uwagi na rozwój technologii, zmiany sposobu korzystania z AI, wytyczne organów i przepisy prawa. Aktualna wersja jest publikowana w serwisach objętych Polityką. W przypadku istotnych zmian wpływających na prawa użytkowników możemy przekazać dodatkową informację w serwisie lub innym odpowiednim kanałem.

20. Kontakt

Butterfly Gadżety Reklamowe Agnieszka Borowy
ul. Leopolda Staffa 12
71-149 Szczecin
NIP: 8511116127
REGON: 811616325
E-mail: info@promoshop.pl